Factura electrónica en el canal HORECA y la digitalización del back-office

Todo lo que debes saber sobre la factura electrónica en España y los beneficios de la digitalización para las empresas del canal horeca.

La factura electrónica se está convirtiendo en una obligación para las transacciones entre empresas (B2B) en toda Europa. Países como Francia, Alemania y Bélgica ya cuentan con un calendario definido para la implantación de las e-facturas. Y España también se encuentra en fase de despliegue de esta transformación digital. Por supuesto, las nuevas reglas tributarias también incluyen la factura electrónica en el canal horeca.

Aunque se habla mucho de los beneficios de la factura electrónica para reducir el fraude fiscal y mejorar la precisión de los datos tributarios que se reportan a las autoridades, también existen múltiples ventajas para las propias empresas.
‍La digitalización del back-office y del flujo de la cadena de suministro supone un gran avance para el canal horeca, y puede revolucionar la forma en que las empresas se relacionan con sus proveedores y viceversa.

En este artículo explicaremos cómo se llevará a cabo la implementación de la factura electrónica en España y los impactos positivos de la digitalización para las empresas de restauración y hotelería.

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La Ley Crea y Crece en España

La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, tiene como objetivo impulsar el crecimiento empresarial en España. Uno de sus mandatos clave es la obligatoriedad del uso de la factura electrónica en todas las transacciones B2B.

Esto no solo permite a las empresas enviar y recibir facturas de forma más rápida, sino que también garantiza una conexión fluida entre ellas. La digitalización reduce costes y mejora la transparencia entre los empresarios y la Agencia Tributaria.

La Ley Crea y Crece fue publicada en el Boletín Oficial del Estado el 29 de septiembre de 2022 y entró en vigor el 19 de octubre del mismo año. Pero, la exigencia de utilizar facturación electrónica en las transacciones B2B depende de un reglamento específico que aún está pendiente de aprobación definitiva.

El Ministerio de Economía ya ha difundido un borrador del reglamento que desarrolla esta obligación, pero su aprobación final sigue en proceso. Según lo establecido en la ley, estos serán los plazos de implementación:

Empresas con facturación > 8M €:

• Facturación electrónica y reporte de estado de facturas: 12 meses desde la publicación de la Orden Técnica Ministerial. 
• Durante el primer año de facturación electrónica obligatoria, se deberá acompañar la e-factura con un PDF, salvo que el receptor renuncie a ello.

Empresas con facturación < 8M €:

• Facturación electrónica: 24 meses desde la publicación de la Orden Técnica Ministerial.
• Reporte de estado de facturas: 36 meses desde la publicación de la Orden Técnica Ministerial. 

Aunque la publicación de la Orden Técnica Ministerial será el punto de partida oficial para el cómputo de plazos, las empresas ya pueden comenzar a revisar y adaptar la forma en que emiten y reciben sus facturas. Esta legislación también puede ser la puerta de entrada a una transformación digital muy necesaria de todas las tareas de back-office y de cómo su eficiencia afecta a las operaciones de front-office.

Además de la implementación de la factura electrónica, habrá también la obligatoriedad de utilizar un software de facturación certificado, o SIF (Sistema Informático de Facturación). Un SIF soporta todo el proceso de facturación electrónica y puede remitir automáticamente las facturas emitidas a la administración tributaria si integrado con VeriFactu. Esta plataforma permite la presentación de facturas electrónicas y facilita la comunicación con la administración tributaria. 

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La digitalización del back-office

Las empresas del canal horeca suelen trabajar con múltiples proveedores y sistemas. Sin embargo, muchas de ellas aún se enfrentan al reto de integrar de forma eficiente su ERP y todas sus transacciones para responder a sus necesidades. La digitalización del back-office es la respuesta a la automatización de tareas que aún se realizan manualmente. 

Esto implica utilizar herramientas digitales y software para gestionar los catálogos de proveedores, el inventario, los escandallos, emitir pedidos, aprobar albaranes de entrega y enviar facturas electrónicas a todos los proveedores de la cadena de suministro.

Con la transformación digital del back-office, las empresas pueden beneficiarse de la trazabilidad de pedidos, albaranes y facturas, aumento de las ganancias, reducción del trabajo manual y minimización de errores.

La gestión de documentos en papel puede generar varias ineficiencias, como disputas sobre albaranes, ciclos largos de pago y cobro, discrepancias y rechazo de facturas que afectan al flujo de caja y deterioran la relación con los proveedores.

La digitalización del back-office permite a compradores y proveedores automatizar tareas diarias como la gestión de compras e inventario, el intercambio de pedidos, los albaranes electrónicos y auto albaranes, la emisión y recepción de facturas, la automatización del procesamiento de las mismas, la conciliación y hasta el pago. Esta transformación proporciona información actualizada en todo momento, promoviendo una gestión más eficiente de precios, referencias de productos, stock, mercancía recibida y mucho más.

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La transformación digital del canal horeca

La facturación electrónica, impulsada cada vez más por normas y regulaciones, se presenta como la pieza angular de esta transformación digital. Pero incluso antes de la implementación oficial de la factura electrónica en el canal horeca, muchas empresas ya han optado por digitalizar su back-office y aprovechar la eficiencia que ofrece. A la práctica, para una cadena de restaurantes en España esto significa poder abrir nuevos establecimientos y expandirse sin necesidad de ampliar el equipo administrativo y procesar automáticamente más de 10.000 facturas y varios miles de pedidos y albaranes en el primer año tras su transformación digital.

Para ayudar a las empresas en este proceso, existen varios proveedores tecnológicos especializados en el sector que se dedican a automatizar procesos y permitir que las empresas se centren en lo que realmente importa. 

Estas soluciones no solo digitalizan y centralizan tareas como el control de stock, los pedidos, las finanzas y la logística en un solo lugar, sino que también se integran entre sí y con los sistemas de gestión  , para crear un ecosistema de back-office que se comunica a la perfección para aumentar la eficiencia.

Desde hace más de 25 años, Voxel, an Amadeus Company ofrece su solución Bavel Procurement a empresas en Europa y República Dominicana. La plataforma Bavel proporciona acceso a un ecosistema de compradores, proveedores, socios tecnológicos y sistemas de gestión a través de una única integración.

Con más de 150 sistemas PMS y ERP conectados a nuestra red, Voxel permite a las empresas centralizar sus procesos de back-office y beneficiarse de la emisión y recepción, cobro, conciliación y aprobación automática de facturas, optimizando así sus entregas y pagos.

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